Come organizzare un evento … anzi 3 in una settimana!

11 Aprile 2021
Organizzare un evento

Se è vero che “chi si loda, si imbroda”, mi permetto di dire che il nostro approccio SHOWREEL “Caos ingegnerizzato”, rodato e interiorizzato orma da oltre dieci anni, funziona piuttosto bene: mistero? Magia? Organizzazione? Professionalità? Sicuramente un mix di tutti questi elementi, sicuramente non ci spaventa e, come “da manifesto”, lo accogliamo come strumento essenziale del processo ideativo.

Partiamo dalle basi…

COME SI ORGANIZZA UN EVENTO DI SUCCESSO?

Definiamo pochi semplici step per organizzare un evento nel migliore dei modi.

DEFINIRE SCOPO E TARGET DELL’EVENTO

Bisognerà sempre avere lo scopo dell’evento sempre chiaro in testa in modo tale da prendere tutte le decisioni utili per raggiungerlo. Definire il target dell’evento è essenziale quanto lo scopo.

TEAM PER ORGANIZZARE L’EVENTO

Scegli la tua squadra, definendo per ognuno compiti ben precisi da portare a termine in tempistiche definite.

BUDGET PER L’EVENTO

Definire la spesa è essenziale per prendere qualsiasi decisione. Senza avere un budget di spesa ben dettagliato sarà difficile riuscire a prendere le giuste decisioni.

LOCATION DELL’EVENTO

La location è fondamentale, in questo periodo particolare ha un’importanza diversa ma fa sempre la differenza.

SVOLGIMENTO E SCALETTA

Per organizzare un evento è necessario avere bene in testa anche i tempi di esecuzione ben definiti e ben scanditi. Ognuno deve sapere cosa deve fare e quanto tempo deve impiegarci. La scaletta è tutto. 

ORGANIZZARE UN EVENTO MADE IN SHOWREEL

Ma la 51esima settimana dell’anno 2020, è stata uno “stress test” che ha messo alla prova la struttura, le persone e la nostra fede nell’abilità umana del “saper fare” e saper organizzare eventi: per una serie di ragioni, ci siamo infatti trovati a mettere in scena e portare in produzione 3 eventi ibridi, di cui due in contemporanea. Organizzare un evento può essere davvero complesso e faticoso sia psicologicamente che fisicamente.

Abbiamo cominciato martedì 15 dicembre, con l’allestimento dell’evento ibrido di Natale “Il nostro Gruppo, la nostra Forza” per DOC Generici, presso la sede storica di Via Turati a Milano, con l’allestimento degli spazi e l’installazione della regia mobile, dei collegamenti ed il test di strumentazioni, tecniche e contenuti. L’evento è andato LIVE il giorno seguente, mercoledì 16 dicembre : check it out 

Giovedì 17 dicembre (e meno male che non era venerdì!), abbiamo invece:

  • programmato tutte le attività per organizzare un evento al meglio in modo tale da non poter sbagliare
  • allestito un’ulteriore regia mobile (diversa dalla precedente) a Trezzano S/N presso la sede di SELEX Gruppo Commerciale trasformata, in preparazione della Conferenza Stampa ibrida prevista per il giorno seguente, in uno studio virtuale
  • installato il nostro Team di produzione all’interno del magnifico spazio di HUB STUDIO TV, lo studio fisico principale da dove sarebbe stata condotta la regia dell’evento “Sounds 4 our Future” per il lancio della neonata divisione BOLTON HPC
Come organizzare un evento ... anzi 3 in una settimana! | SHOWREEL srl
Come organizzare un evento ... anzi 3 in una settimana! | SHOWREEL srl

Venerdì 18 dicembre … D-DAY !!!

HUB STUDIO TV ha trasmesso la diretta digitale di “Sounds 4 our Future” ai 650 ospiti collegati da remoto, un vero e proprio format televisivo, un evento aziendale digitale ed emozionale tra Set reali e virtuali, dallo studio televisivo a casa, dagli uffici agli stabilimenti, da online a offline e ritorno attraverso Music Live Performance, Talk Show, attività di team building, formazione ed interazione: check it out

Contemporaneamente, SELEX Gruppo Commerciale ha comunicato, ad un gruppo selezionato di stakeholder e stampa di settore un traguardo importante: il raggiungimento della posizione di secondo attore della DMO italiana grazie all’ingresso dei soci SUN in SELEX. Un evento digitale ibrido che ha visto l’interazione Live dei relatori presenti in location con i giornalisti collegati in remoto dalle proprie sedi, come in una vera e propria Conferenza Stampa tradizionale: check it out 

Vogliamo parlare di come organizzare il prossimo evento ?

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