Conto alla rovescia… e “siamo live!”: nel corso di questi 15 anni ci siamo trovati a pronunciare questa frase più e più volte, con un pizzico di adrenalina e massima concentrazione, in occasione di molteplici eventi anche parecchio diversi tra di loro.
È proprio il mix tra entusiasmo e attenzione estrema a rendere l’organizzazione di live streaming così stimolante, tanto da averci portato a gestirne più di un centinaio. Diversi attori entrano in gioco in un’attività di questo tipo: c’è l’azienda, con le sue esigenze e i contenuti da divulgare durante la diretta, e c’è il pubblico, fatto di utenti da remoto, che devono essere ingaggiati e tenuti il più possibile attaccati allo schermo. In mezzo, il contributo di un’agenzia come la nostra può rivelarsi decisivo, per dirigere il flusso, la componente tecnica e le interazioni: una regia (non solo in senso letterale) che tiene le fila di tutto ciò che accade.
DAI MEETING AZIENDALI ALLE SESSIONI DI TRAINING: LE NECESSITÀ DI UNA LIVE STREAMING
Ogni diretta è diversa dalle altre: questa è la nozione principale da tenere a mente quando si affronta questo tema. E la prima ragione dietro a ciò è che ci possono essere diverse tipologie di eventi da trasmettere in streaming, ognuno con le sue caratteristiche, scalette e necessità.
Un meeting aziendale richiede la condivisione chiara e ben visibile di presentazioni, dati, grafici, ed è probabile che più persone abbiano bisogno di intervenire, commentando o integrando ciò che viene mostrato. Una conferenza stampa deve invece garantire una gestione dello scambio domande-risposte efficace, prevedendo una procedura per prendere parola senza confusione o senza ritardi. Ancora, sessioni di formazione da remoto devono veicolare nel modo migliore possibile i materiali, siano essi slide scritte o video, e allo stesso modo permettere fluidità nell’erogazione di quiz o di richieste di chiarimenti.
È dunque importante tenere in considerazione le esigenze di tutte le parti coinvolte nella comunicazione, avendo bene in mente gli obiettivi finali della live streaming che si organizza.
IL RITMO DELLA DIRETTA
Necessità comunicative diverse, slide, clip video, musica, interventi parlati, messaggi scritti: per dare un senso a tutte le componenti di una sessione in diretta c’è bisogno di un elemento imprescindibile – il ritmo. Solo una scaletta ragionata, curata nel dettaglio e condivisa permette infatti di dare un ordine ai diversi momenti di una live, creando il giusto mix tra momenti di ascolto e momenti di partecipazione attiva. I vuoti e i silenzi sono da evitare, e l’attenzione deve essere sempre mantenuta alta.
Per agevolare tutto ciò, bisogna innanzitutto chiarire a priori quali sono i ruoli e le competenze di ognuno. I moderatori devono essere istruiti su quando è il loro turno per prendere parola, così come la regia deve avere chiaro quando mandare “in onda” un contributo multimediale o le domande di un quiz. Non bisogna dimenticare che davanti a noi non c’è solo uno schermo, ma centinaia di persone collegate con i loro dispositivi, che devono prendere parte all’evento e goderne la fruizione.
A proposito di questo, noi di Showreel teniamo molto a non trascurare i momenti di contatto tra gli utenti: l’engagement è una componente fondamentale di una diretta, proprio perché le interazioni che si vengono a creare in un preciso momento sono uniche e irripetibili. Esaltarle è il nostro mestiere: quiz interattivi, strumenti di moderazione commenti, feedback richiesti in real-time sono ingredienti fissi nelle dirette che organizziamo, per creare un’atmosfera di pura connessione.
LA PIATTAFORMA SHOWREEL
Organizzazione e capacità di coordinamento delle tempistiche non bastano da soli: serve anche una struttura tecnologica affidabile, elastica e potente alla base. Le scelte in questo senso plasmano l’intero evento, permettendo di effettuare determinate attività ed impedendone altre.
La piattaforma che abbiamo sviluppato per la trasmissione delle sessioni in diretta ci garantisce sicurezza, performance e versatilità: uno strumento efficiente e dall’utilizzo intuitivo, che unisce personalizzazione, comodità di utilizzo per l’azienda e per l’utente, e semplicità nella fruizione dei contenuti.
Ciò che non può mancare, sotto questo punto di vista, è la possibilità di controllo totale, che viene affidata alla regia, e che permette di tenere insieme tutti gli elementi. Dati, report e analytics sono anche di grande utilità per chi gestisce live streaming, per avere visione del comportamento degli utenti, dei dispositivi che utilizzano e di quali momenti sono più apprezzati.
GESTIONE DEGLI IMPREVISTI: IL BELLO DELLA DIRETTA
Ci stiamo però dimenticando dell’elemento che più di tutti caratterizza le live streaming: gli imprevisti. Proprio per quella stessa unicità ed irrepetibilità dell’evento di cui parlavamo più sopra, ogni diretta è attraversata da urgenze e fatti che non erano stati presi in considerazione, ma che necessitano di una risoluzione istantanea. I vuoti, come abbiamo già detto, non sono contemplati.
Diventa quindi fondamentale avere nervi saldi, concentrazione e procedure prestabilite per correre ai ripari. Avere personale di backup che intervenga sullo sfondo e possa risolvere i problemi in modo rapido è altrettanto importante. E, ovviamente, una piattaforma sicura e su cui fare affidamento riduce i rischi, che comunque ci sono sempre – è il bello della diretta.
COSA CI HA LASCIATO QUESTA ESPERIENZA
Oltre ad avere temprato il nostro sistema nervoso, gestire così tante live streaming ci ha insegnato che la gran parte del lavoro deve essere fatta a monte: la preparazione, l’organizzazione, la comunicazione chiara sono punti fondamentali per arrivare alla diretta con un flusso sensato e funzionale.
Il resto poi ce lo mettono le persone che partecipano alla diretta. Non si può negare: è lo scambio esclusivo e particolare tra i moderatori e i partecipanti a settare il mood dell’evento, e dotarsi degli strumenti per captarlo, per guidarlo nella giusta direzione o enfatizzarlo, è ciò che spetta a noi.
