La scaletta per un evento di successo

8 Febbraio 2021
Scaletta Evento

Innanzitutto non fatevi fuorviare, sebbene dia l’idea di qualcosa di piccolo e forse marginale rispetto a tutto l’intero sistema evento digitale, la scaletta assume, invece, assoluta centralità in ogni evento che vi cimenterete ad organizzare.

I clienti non lo sanno, spesso pochi lo intuiscono, tutti ci sbattono la testa prima o poi, perché la scaletta dell’evento è il collante tra “tocca a te” e “cosa dobbiamo fare?”.

La scaletta determina chi interviene, quando prende la parola, a chi la lascia, non sottovalutatene il potenziale, nel bene e nel male!

Un cliente che si rispetti vuole, anzi pretende un evento storico, unico e coinvolgente, concentrando tanti argomenti in poco tempo, cercando di realizzare non una semplice collezione di “quid” ma un unicum dove chi interviene deve: divertire e far divertire, giocare, premiare, sentire e far sentire tutti parte di un unico grande eccezionale Gruppo… Delirante non credete?!?

La scaletta per un evento tiene conto di gerarchie, rapporti, storia professionale umana e narrativa, organizza e non discrimina, è politicamente corretta e all’occorrenza scorretta, motiva e ripaga, assurge al ruolo di stimolo, umano e professionale, per chi la segue, sia esso un dipendente o un libero professionista, l’amministratore delegato o lo stagista.

Scrivere la scaletta ideale richiede molto più tempo dell’ideazione dell’evento stesso, perché ne è la base, la struttura portante che implica il coinvolgimento dell’Head Quarter del cliente, dello staff, la regia, gli autori. Insomma tutti gli attori coinvolti ruotano intorno ad essa.

In questo caso la scaletta ideale doveva svilupparsi in un’ora e 15 minuti. Il timing era la base di partenza ed il vincolo che ci aveva dato il cliente. Un vero e proprio concentrato in cui sciorinare idee, gesti, speech e concetti aziendali. 

Come fare? La sfida è stata quella di riuscire a programmare ed incastrare tutte le attività richieste man mano che l’evento si avvicinava, avvalendosi di strumenti macro, musiche, testi, grafiche, video, gag e tutto quello che ne viene necessario. Una partenza con una scaletta classica, di interventi aziendali poco per volta si è trasformata in un mix di attività istituzionali ma anche ludiche, per poter intrattenere e coinvolgere i dipendenti.

Un gioco di scambi di secondi tra un’attività e l’altra, fino al risultato finale. Quasi…

Ogni review è stata accompagnata spesso da nuove attività aggiuntive, dalla premiazione, anzi tante premiazioni!, allo speech extra ma anche da tagli di parti di interventi e nuovi attori da coinvolgere sul palco. Un sistema sempre più complesso che ha portato all’inserimento di un intrattenimento musicale Live con una chitarrista che accompagnava i momenti salienti con accordi rock. 

La scaletta sarà sempre perfettibile, ma non sarà mai perfetta.

COME SI COSTRUISCE LA SCALETTA DI UN EVENTO

Una volta stabiliti concept, obiettivi dell’evento ed anche la durata totale, si è pronti a partire.
Nulla può essere improvvisato. L’organizzazione di un evento deve seguire punti stabili e deve essere scandita al secondo.
Parole chiave: organizzazione e pianificazione

Stabilire le diverse tipologie di attività da realizzare

Per organizzare un evento perfetto è necessario definire tutte le attività che verranno svolte, quali sono le attività principali e come sono distribuite durante l’evento. La scaletta di un evento è la struttura che definisce tutti questi elementi e li dispone in modo organico cosi da rendere il tutto fluido e armonico, piacevole e memorabile.

Definire gli attori coinvolti nelle varie attività dell’evento

Stabilire gli attori che parteciperanno, la loro gerarchia di intervento, le tempistiche che ciascuno deve rispettare per la buona riuscita è fondamentale.
Ogni attore/relatore deve conoscere perfettamente il suo intervento e ne deve rispettare le tempistiche per la riuscita di tutto l’evento in ogni sua parte.

Creare un Mix equilibrato tra le varie sessioni ed attività

Ogni intervento deve essere commisurato, equilibrato nell’insieme di tutta la durata dell’evento. Alternare sessioni di diverso tipo renderà il tuo evento dinamico e catturerà l’attenzione mantenendo il partecipanete attivo e partecipe.

Assegnare delle tempistiche per ogni attività scaletta

Definire la timeline esatta permette di organizzare l’evento in ogni suo dettaglio, di gestire eventuali imprevisti e….

Inserire eventuali pause/break

La scansione di un evento è data anche dalle pause che permettono di recuperare l’attenzione o creare un momento di confronto tra i partecipanti.
Attenzione: per ottenere un evento che funzioni e tenga alta l’attenzione gli interventi devono essere brevi, cercare di cambiare tono e stile per movimentare l’evento ed inserire un pò di divertimento e buon umore. Il tutto con la presenza di un moderatore dell’evento che riesca a tenere insieme tutto con un buon ritmo.

Non dimenticare: stampa e consegna la scaletta a tutto lo staff e ai partecipanti all’evento perché tutti devono conoscere il timing ed avere dei punti di riferimento.