
Innanzitutto non fatevi fuorviare, sebbene dia l’idea di qualcosa di piccolo e forse marginale rispetto a tutto l’intero sistema evento digitale, la scaletta assume, invece, assoluta centralità in ogni evento che vi cimenterete ad organizzare.
I clienti non lo sanno, spesso pochi lo intuiscono, tutti ci sbattono la testa prima o poi, perché la scaletta dell’evento è il collante tra “tocca a te” e “cosa dobbiamo fare?”.
La scaletta determina chi interviene, quando prende la parola, a chi la lascia, non sottovalutatene il potenziale, nel bene e nel male!
Un cliente che si rispetti vuole, anzi pretende un evento storico, unico e coinvolgente, concentrando tanti argomenti in poco tempo, cercando di realizzare non una semplice collezione di “quid” ma un unicum dove chi interviene deve: divertire e far divertire, giocare, premiare, sentire e far sentire tutti parte di un unico grande eccezionale Gruppo… Delirante non credete?!?
La scaletta per un evento tiene conto di gerarchie, rapporti, storia professionale umana e narrativa, organizza e non discrimina, è politicamente corretta e all’occorrenza scorretta, motiva e ripaga, assurge al ruolo di stimolo, umano e professionale, per chi la segue, sia esso un dipendente o un libero professionista, l’amministratore delegato o lo stagista.
Scrivere la scaletta ideale richiede molto più tempo dell’ideazione dell’evento stesso, perché ne è la base, la struttura portante che implica il coinvolgimento dell’Head Quarter del cliente, dello staff, la regia, gli autori. Insomma tutti gli attori coinvolti ruotano intorno ad essa.
In questo caso la scaletta ideale doveva svilupparsi in un’ora e 15 minuti. Il timing era la base di partenza ed il vincolo che ci aveva dato il cliente. Un vero e proprio concentrato in cui sciorinare idee, gesti, speech e concetti aziendali.
Come fare? La sfida è stata quella di riuscire a programmare ed incastrare tutte le attività richieste man mano che l’evento si avvicinava, avvalendosi di strumenti macro, musiche, testi, grafiche, video, gag e tutto quello che ne viene necessario. Una partenza con una scaletta classica, di interventi aziendali poco per volta si è trasformata in un mix di attività istituzionali ma anche ludiche, per poter intrattenere e coinvolgere i dipendenti.
Un gioco di scambi di secondi tra un’attività e l’altra, fino al risultato finale. Quasi…
Ogni review è stata accompagnata spesso da nuove attività aggiuntive, dalla premiazione, anzi tante premiazioni!, allo speech extra ma anche da tagli di parti di interventi e nuovi attori da coinvolgere sul palco. Un sistema sempre più complesso che ha portato all’inserimento di un intrattenimento musicale Live con una chitarrista che accompagnava i momenti salienti con accordi rock.
La scaletta sarà sempre perfettibile, ma non sarà mai perfetta.
COME SI COSTRUISCE LA SCALETTA DI UN EVENTO
Una volta stabiliti concept, obiettivi dell’evento ed anche la durata totale, si è pronti a partire.
Nulla può essere improvvisato. L’organizzazione di un evento deve seguire punti stabili e deve essere scandita al secondo.
Parole chiave: organizzazione e pianificazione
Stabilire le diverse tipologie di attività da realizzare
Definire gli attori coinvolti nelle varie attività dell’evento
Stabilire gli attori che parteciperanno, la loro gerarchia di intervento, le tempistiche che ciascuno deve rispettare per la buona riuscita è fondamentale.
Ogni attore/relatore deve conoscere perfettamente il suo intervento e ne deve rispettare le tempistiche per la riuscita di tutto l’evento in ogni sua parte.
Creare un Mix equilibrato tra le varie sessioni ed attività
Assegnare delle tempistiche per ogni attività scaletta
Inserire eventuali pause/break
Non dimenticare: stampa e consegna la scaletta a tutto lo staff e ai partecipanti all’evento perché tutti devono conoscere il timing ed avere dei punti di riferimento.